Hoy en día, documentar la venta de tus obras de arte es extremadamente importante. Cada venta requiere de al menos dos documentos para asegurar que todo se registre de manera adecuada para tus expedientes personales, para el comprador y para efectos fiscales. Si est[as trabajando con una galería, ellos se encargarán de la mayor parte de la documentación importante, pero si estás navegando en las aguas de las ventas de obras de arte por tu cuenta, necesitas poder crear una Factura de Venta de Arte y un Certificado de Autenticidad. Como extra, puedes incluir también un paquete de prensa para los registros personales del coleccionista de tus piezas.
Factura de Venta de Arte
¿Qué es una factura de venta de arte? Este es uno de tus documentos más importantes. Básicamente, una factura de venta de arte es un recibo y su función es registrar una transacción entre tu persona y el comprador, y debe incluir información sobre la obra, sobre las partes involucradas, y los servicios suministrados. Los requerimientos nacionales, estatales y locales en cuanto a facturas varían, así que, para asegurarte, verifica las normativas gubernamentales locales para asegurarte de que estés suministrando la información necesaria.
Un requisito importante que debes verificar es el impuesto de ventas. ¿Cuál es la tasa de impuestos para ventas de obras de arte en tu estado o ciudad? ¿Quién es responsable de pagarlos, el artista o el comprador? ¿Hay algunas exenciones? Estas preguntas son muy importantes y tú, como artista, necesitas entender tus responsabilidades para recolectar y pagar impuestos.
Cualesquiera que sean los requisitos locales existentes, en líneas generales la Factura de Venta de Arte será la misma sin importar dónde estés y deberá incluir lo siguiente:
1. Fecha de venta y número de factura. Los números de facture pueden usarse como una identidad única de referencia y serán útiles si necesitas encontrar la documentación más adelante.
2. Información de contacto del artista. Incluye tu nombre complete y, al menos, una dirección. También podría ser útil suministrar tu número telefónico o una dirección de correo electrónico, para que contactarte más adelante sea rápido y conveniente.
3. Información de contacto del comprador. Agrega la misma información sobre el comprador que has añadido sobre ti mismo – y no olvides agregar al comprador a tu lista de correos electrónicos, si no está en ella aún.
4. La obra vendida. Este es el campo en el que debes colocar el precio de la obra. Cada obra debe registrarse por separado y jamás deben agruparse como una sola transacción. También debes incluir la descripción de la obra, como el título, dimensiones y medio.
5. Subtotal. Es el costo total de la obra antes de agregar impuestos. El subtotal es el campo en el que tomas notas respecto a cualquier otra tasa adicional al precio de la obra. Por ejemplo, si alguien te ha pedido comprar la obra sin el marco o con un marco distinto, podrías incluir un descuento o un costo adicional.
6. Impuestos. Debido a que el porcentaje de impuestos varía entre distintas regiones y distintos tipos de transacciones, asegúrate de buscar cuáles son las tasas que aplican a la venta de obras de arte en tu área.
7. Otros cargos. ¿Los compradores quieren que envíes las obras? ¿Están comprando un marco o revestimiento también? ¿Se te solicitará que visites su residencia u oficina para colgar o aconsejar cómo debe colocarse la obra? Cada uno de estos cargos debe aparecer por separado.
8. Total. La suma del Subtotal, Impuestos y Otros Cargos irá en este campo.
Otras cosas que debes incluir en tu Factura de Venta de Arte. Definitivamente incluye una línea sobre Derechos de Autor y de Reproducción. Hacer esto le informará al coleccionista que tú eres propietario de ambos, y que sabes cómo proteger esto. Las líneas de firma también son útiles. Hacer que ambas partes firmen la Factura de Venta indica que hay un entendimiento entre ambos y funciona como un nivel adicional de protección para el artista, y como un “cierre” del trato para el coleccionista.
En cuanto al format, sé tan creative como lo desees. Para un coleccionista, incluso ver una Factura de Venta de Arte única y hermosa puede traerle recuerdos y crear emociones positivas asociadas con la compra.
Certificado de Autenticidad
¿Qué es un Certificado de Autenticidad? El Certificado de Autenticidad es otro document esencial que debe acompañar cada una de las obras de arte que termines. Tal como suena, es un documento que certifica que la obra de arte vendida es una creación auténtica hecha por el artista que la ha firmado.
¿Por qué necesitas un Certificado de Autenticidad? Digamos que dentro de cinco años eres un artista muy conocido y tus obras están vendiéndose por mucho dinero. Los coleccionistas que hayan comprado tus primeras obras podrían querer venderlas a un museo o a otra institución, pero ¿cómo podrían comprobar que es una obra tuya? Para cosas así el Certificado de Autenticidad es un documento muy útil. Además, este importante documento puede usarse para valorar un bien, ante una aseguradora, y para otros asuntos legales sobre tus obras.
Es bueno hacer un certificado para cada obra que termines, de manera que puedas estar listo para venderlas apenas se seque la pintura, especialmente si ya tienes un comprador esperando. Puedes hacer un certificado para cada pieza en la que estés trabajando o almacenarlas en tus registros, o puedes tener una plantilla general y crear y modificarla según sea necesario. Puede complicar las cosas que vendas la obra sin tener el certificado listo inmediatamente.
Qué incluir en el Certificado de Autenticidad
Un Certificado de Autenticidad de alta calidad contiene información sobre la obra, una línea o párrafo certificando su autenticidad, el nombre y firma del artista, y la fecha. También es muy importante tomar en cuenta que este certificado no es una transferencia o cesión de derechos de autor.
1. Información de la obra. Incluye aquí el título de la obra, nombre del artista, dimensiones, medio y el año de creación. Si realmente te sientes ambicioso, añade dónde creaste la obra también.
2. Instrucciones especiales. Si tienes instrucciones especiales de exhibición o montaje, puedes incluirlas en el certificado. Esto es especialmente útil si tus obras están hechas de materiales propensos a degradarse en ciertas circunstancias, como pintura que brilla en la oscuridad.
3. Imagen de la obra. Querrás adjuntar una imagen de alta resolución de la obra misma para seguridad adicional, y conveniencia.
Recuerda, los Certificados de Autenticidad no solo brindan información valiosa sobre la obra en sí misma, sino también otorgan seguridad adicional sobre su legitimidad. Es el documento que los coleccionistas de arte usan como prueba de autenticidad y original en caso de que la vendan.
Información de Prensa y Textos Personales
Si alguna vez han escrito sobre ti en la prensa, a menudo a los coleccionistas les gustaría tener esta información. También puedes incluir tu declaración artística y biografía personal. Deberías tener estos materiales disponibles. Puedes imprimirlos o enviarlos como PDF.
[pullquote align=”full” cite=”” link=”” color=”” class=”” size=””]Al incluir la Factura de Venta de Arte (o recibo) y un Certificado de Autenticidad, te destacas como un artista profesional y le agregas un nivel adicional de legitimidad a tu obra.[/pullquote]
¡Comparte con nosotros en los comentarios qué más te gustaría incluir en tu documentación de ventas!
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